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Tradition trifft Innovation: Schmitz-Werke setzt auf Google Apps Unlimited

Veröffentlicht von Michael Herkens am 07.04.2016 23:00:00
Die Schmitz-Werke, ein Familienunternehmen mit mehr als 90 jähriger Tradition, sieht in ihrer Cloud-Plattform auf Basis von Google Apps die technologische Zukunft. Rund ein Jahr nach der unternehmensweiten Einführung der plattformneutralen Lösung wechselt das Unternehmen nun komplett von Microsoft zu Google und sparte bereits im ersten Nutzungsjahr rund 27 % der Kosten gegenüber der früheren Lösung. Die Schmitz-Werke stellen mit der vollständigen Umstellung auf Google Apps for Work die Weichen für ein weiterhin starkes, globales Wachstum. CLOUDPILOTS unterstützte in der kompletten Migration und der Integration in Bestandssysteme wie CRM, DMS und Fax Server.

Dan Schmitz, CEO, Schmitz-Werke
Die Schmitz-Werke sind ein mittelständisches Familienunternehmen mit Sitz und Produktion im münsterländischen Emsdetten. Das Traditionsunternehmen wird in vierter Generation geführt und beschäftigt mehr als 800 Mitarbeiter. Die Geschäftsfelder umfassen Markisen und Markisentücher unter der Marke markilux, Freilufttextilien unter der Marke swela und Dekorationsstoffe und Vorhänge unter der Marke drapilux. In allen drei Geschäftsfeldern sind die Schmitz-Werke auf deutschen und europäischen Märkten führend. Über 60 angemeldete Patente zeugen von der Innovationskraft des Unternehmens.

Dan Schmitz, CEO, Schmitz-Werke: „Wir sind sehr zufrieden mit unserer Entscheidung für Google Apps und CLOUDPILOTS als technischen Partner. Das System orientiert sich an den Anforderungen unserer Mitarbeiter und ist auf ganzer Linie ein Gewinn für unsere Unternehmenskultur“


Eckdaten zum Projekt “Schmitz Werke”

  • Microsoft Exchange und Sharepoint sowie Symantec Enterprise Vault wurden durch Google Apps Unlimited ersetzt
  • Nach einem Jahr wird auch MS Office ?nahezu vollumfänglich ?durch Google Apps abgelöst
  • Durch die Migration nach Google Apps Unlimited wurde bereits im ersten Jahr 27% der Kosten gegenüber MS Exchange gespart
  • Anbindung von Google Apps Unlimited ans ActiveDirectory
  • Anbindung von Google Apps an SugarCRM über eine Drittanbieterlösung
  • Anbindung der DMS-Lösung ScanView durch eine von uns entwickelte Chrome Extension

Knapp ein Jahr nach der Umstellung auf Google Apps wurden bereits knapp 430.000 Dokumente hochgeladen, 8 Konferenzräume angebunden und mehr als 50 Interviews über Google Hangout geführt. Knapp 170 iPhones und 150 iPads greifen mobil auf das System zu. „Wir sind sehr zufrieden mit unserer Entscheidung für Google Apps und CLOUDPILOTS als technischen Partner. Das System orientiert sich an den Anforderungen unserer Mitarbeiter und ist auf ganzer Linie ein Gewinn für unsere Unternehmenskultur“, resümiert Dan Schmitz. „Nachdem wir die Lösung jetzt etwa ein Jahr ausgiebig getestet haben, haben wir beschlossen, vollständig von Microsoft zu Google zu wechseln.“ Mobilität bedeutet Flexibilität und Schnelligkeit – jeder hat immer und überall Zugriff auf alles. „Es ist spannend, wie durch die Änderung der Werkzeuge eine nachhaltige Veränderung in der Herangehensweise der Mit-Arbeiter und in der täglichen Kommunikation bewirkt wurde. Wir fühlen uns wohl und von den Apps ‘verstanden’. Daher war auch der Schulungsaufwand ein Vielfaches geringer als ursprünglich erwartet.”

Google Apps zur Optimierung der Geschäftsprozesse

Die Schmitz-Werke werden Google Apps weiter zur Optimierung der Geschäftsprozesse nutzen. So wird Google Apps eingesetzt, um den Workflow beim On-Boarding neuer Mitarbeiter effizienter und transparenter abzubilden. Neben dem Microsoft Exchange und SharePoint Server konnten gleich mehrere Lösungen im Eigenbetrieb mit Google Apps Unlimited durch eine konsolidierte Plattform ersetzt werden. Google Apps Unlimited beinhaltet mit Google Vault bereits einen Dienst zur revisionssicheren Mail-Archivierung mit unlimitiertem Speicher. Dadurch entfällt der zuvor nötige Aufwand zur Administration der Archivierungslösung “Symantec Enterprise Vault” sowie auch die Kosten für die Software Maintenance und der permanente Ausbau von Storage für die Mail-Archivierung.

Mit dem Fokus auf die Google Apps basierende Plattform spart das Unternehmen bis zu 27 % gegenüber der früheren Lösung. Darüber hinaus ist die Lösung nahezu wartungsfrei, womit die IT-Abteilung wieder mehr Zeit für die Entwicklung und Umsetzung fortschrittlicher Technologien hat. So konnte Schmitz-Werke mit Google Apps Unlimited sowohl die IT Kosten als auch die Effizienz und Produkivität steigern.



 

Topics: SugarCRM, Microsoft Exchange, Symantec Enterprise Vault, Google Apps, Migration, Scanview, Workflows

Chrome Extensions für Google Apps User

Veröffentlicht von Matthias Scheele am 10.07.2014 06:00:00
Chrome Extensions sind, wie der Name bereits vermuten lässt, Erweiterungen für Ihren Chrome Browser. Diese bieten teils drastische, teils minimale Veränderungen, die oft sehr praktisch sind. Die Bandbreite reicht hierbei von kleinen Spielereien über verbesserte Navigation, Veränderungen in der Darstellung von Websites bis hin zu der Möglichkeit, die Steuerung Ihres gesamten Computers jemand anderem zu überlassen. Man sieht also, mit Chrome Extensions ist sehr viel möglich. Chrome Extensions finden Sie im Chrome Web Store. Hier gibt tausende Chrome Extensions. Damit Sie diese nicht alle durchsehen müssen haben wir einige Interessante für Sie herausgesucht. Falls Sie weitere Chrome Extensions benutzen, die für Sie unerlässlich geworden sind, lassen Sie es uns wissen!







GoogleKalender- und Mailchecker



Google Kalenderchecker und Google Mailchecker sind ein Beispiel für Chrome Extensions, die wenig bis gar nichts verändern, jedoch trotzdem sehr praktisch sind: Mit diesen Extensions erhalten Sie ein kleines Widget  (Mail/Kalender) in Ihren Chrome Browser. Durch klicken auf diese Widgets kommen sie zu Gmail oder Google Calendar. Außerdem werden im Gmail Widget direkt die ungelesenen E-Mails eingeblendet, während das Kalender Widget die Zeit bis zur nächsten Besprechung anzeigt.


Gmail Offline

Gmail Offline ist eigentlich eine App und keine Chrome Extension, trotzdem möchten wir es hier vorstellen: Gmail Offline erlaubt es Ihnen auch ohne die Anbindung eines IMAP Clients oder Outlooks auch offline Zugriff auf Ihre E-Mails zu haben. Durch die Installation von Gmail Offline werden Ihre E-Mails von dieser Extension lokal gespeichert, sodass Sie diese jederzeit auch ohne Internetzugriff abrufen können. Somit ist Gmail Offline eine sehr praktische Chrome Extension für alle, die zum Beispiel auf Grund von Reisen nicht immer über Internetzugriff verfügen, jedoch trotzdem zu jeder Zeit Ihre E-Mails lesen können wollen.





Wollten Sie immer schon sehen, ob Ihre E-Mails gelesen wurden? Das ist möglich - mit Mailtrack. Wurde eine E-Mail versendet erscheint ein Grüner Haken neben der E-Mail, hat der Empfänger sie geöffnet kommt ein zweiter hinzu. mxHero führt das ganze noch weiter: Wurden die Anhänge geöffnet? Dazu verfügt es über weitere Features, wie das Versenden von “Burn after Reading” E-Mails - also E-Mails die sich nach dem öffnen automatisch löschen. Auch ein Absenden nach Timer ist mit mxHero möglich - Sie können also eine E-Mail schreiben und diese dann eine Stunde später versenden lassen. mxHero hat noch viele weitere Funktionen und ist ein “Alleskönner” unter den Chrome Extensions.



Secure Mail und Mymail-Crypt for Gmail

Möchten Sie Ihre E-Mails verschlüsseln, sind Sie mit diesen Chrome Extensions gut beraten - jedoch müssen Sender und Empfänger beide das entsprechende Plugin verwenden um verschlüsselte E-Mails hin und hersenden zu können. Wem die Verschlüsselung, die Google über die Mails legt nicht genügt, der sollte sich eine dieser Chrome Extensions installieren - oder direkt beide. Nocheinmal zur Erinnerung: Wem immer Sie eine verschlüsselte E-Mail senden möchten, wird die entsprechende Chrome Extension ebenfalls benötigen.






KeyRocket

Das Hotkeys Ihre Arbeit wesentlich effektiver und schneller machen können, ist kein Geheimnis - und niemand wird bestreiten, dass es einfacher ist eine neue E-Mail mit einem Druck auf “c” zu öffnen, statt mit der Maus auf das Schreibenfeld zu  klicken. Das große Problem ist aber, diese Hotkeys ersteinmal zu lernen. Hier springt KeyRocket ein - es analysiert Ihre Bildschirmbewegungen und schlägt Ihnen den passenden Hotkey vor - so lernt man während der Benutzung automatisch die Hotkeys. Achtung: KeyRocket funktioniert nur solange Gmail auf Englisch gestellt ist.






Google Hangouts

Üblicherweise steht Google Hangouts nur in Gmail zur Verfügung. Mit der Chrome Extension wird Google Hangouts auf Ihrem Rechner ausgefüht, solange der Chrome Browser offen ist, und wird als unabhängige Anwendung behandelt. Sie müssen also nicht mehr auf Gmail wechseln, um mit Hangouts zu chatten sondern haben mit dieser Chrome Extension die Hangout Chatfenster immer im Vordergrund.



Office Editing for Docs, Sheets and Slides

Diese Chrome Extension, die von Google selbst stammt, ermöglicht es Ihnen  Microsofteigene Formate wie Word und Excel Dateien ohne vorherige Konvertierung in ein Google Format im Drive zu bearbeiten. Falls Sie oft mit Word und Excel Dateien umgehen müssen, und diese nicht vor dem bearbeiten konvertieren wollen, ist diese Extension sehr zu empfehlen. Nutzer von Chrome OS Geräten müssen diese Extension übrigens nicht installieren - diese wurde mit einem automatischen Update integriert.






Wenn Sie Ihre Websites schon immer direkt im Drive bearbeiten und erstellen wollten, ist Editey Ihre Chrome Extension! Editiy stellt eine große Vorlagengallerie zur Verfügung. Ist Ihre Website ersteinmal fertig können Sie diese direkt aus dem Drive heraus publishen! Außerdem gibt es hilfreiche Features, wie zum Beispiel das gleichzeitige Bearbeiten mehrerer Zeilen.






Save to Drive

Save to Drive bzw. in Google Drive Speichern erlaubt es Ihnen Inhalte Ihres Chrome Browsers direkt per Rechtsklick direkt ins Drive zu speichern - Somit wird der Weg “Rechtsklick, Herunterladen, Downloadordner öffnen, Drive Öffnen, Datei herüberziehen” auf “Rechtsklick, Save to Drive” reduziert.






Google Keep

Google Keep ist eigentlich keine Chrome Extension, sondern ein weiterer Google Dienst, der auf Google Tabellen basiert, trotzdem möchte ich Google Keep an dieser Stelle erwähnen, da es recht unbekannt ist. Unterkeep.google.comerreichen Sie den Notizblock von Google. Diese können mit der Google Keep App auch auf Ihr Mobiles Endgerät synchronisiert werden, sodass Sie kein seperates Notizprogramm und keinen physischen Notizblock mehr brauchen, sondern alles wichtige einfach in Google Keep schreiben können. Die Benutzeroberfläche ist hierbei, wie für Google Produkte üblich, sehr intuitiv und benutzerfreundlich.





AdBlock

AdBlock verändert Ihre Surferfahrung drastisch - und zwar sowohl im Komfort als auch beim Aspekt der Sicherheit. AdBlocke entfernt Werbung und PoP Up’s von sämtlichen Websiten, sogar die Anzeigen bei einer Googlesuche tauchen nicht mehr auf. Auch Werbevideos vor Webvideos gehört damit der Vergangenheit an. Das ist sehr angenehm, doch wie verbessert das Ihre Sicherheit? Viele Viren werden durch PoP Up’s oder Werbebanner verbreitet, auf die man versehentlich klickt. Sind diese nicht mehr da haben Sie eine der Hauptquellen, die für Viren verantwortlich sind beseitigt. Somit ist AdBlock eine sehr zu empfehlende Chrome Extension.



Mit Addblock
Ohne Addblock
 



Smooth Geastures

Smooth Geastures macht das Navigieren im Browser sehr komfortabel. Smooth Geastures erlaubt es Ihnen mithilfe selbst definierbarer Gesten in Ihrem Chromebrowser zu navigieren. Mit den Standardeinstellungen können Sie so zum Beispiel bei gedrückter rechter Maustaste die Maus nach links bewegen, um “zurück” zu gehen, oder nach rechts, um “vor” zu gehen. Wird ein “U” mit der Maus beschrieben aktualisiert sich die Seite. Der Weg, den Sie mit der Maus gehen während Sie die rechte Maustaste gedrückt halten wird hierbei mit einer roten Linie dargestellt. Zunächst ist die Navigation mit Smooth Geastures ungewohnt, jedoch gewöhnt man sich sehr schnell daran und möchte dann auch nicht mehr darauf verzichten.



Chrome Remote Desktop

Eine weitere Chrome Extension, die zeigt, was für Möglichkeiten Chrome Extensions bieten. Chrome Remote Desktop funktioniert im Prinzip wie ein in den Chrome Browser integrierter Teamviewer. So kann man die Kontrolle über seinen Rechner an jemanden frei geben, oder selbst die Kontrolle über einen freigegebenen Rechner übernehmen - was beispielsweise beim Support sehr praktisch sein kann.
 

Topics: Google Apps, Workflows, Google Mail, Verschlüsselung GMail

Kurze Prozesse

Veröffentlicht von Michael Herkens am 25.05.2013 06:00:00
Smartphones, Notebooks und Tablet-PCs haben sich in den meisten Unternehmen längst etabliert. Home-Office war gestern, morgen wird der Zugriff auf wichtige Unterlagen und Unternehmensdaten von überall mobil stattfinden. Schon heutzutage ist der Großteil der Arbeitnehmer zumindest zeitweise außerhalb des Büros tätig. Gemäß IDC werden weltweit 35 Prozent der arbeitenden Bevölkerung bis zum Jahr 2013 mobil arbeiten und sich dabei einer sehr heterogenen Endgerätelandschaft bedienen. Die Analysten von IDC erwarten, dass im Jahr 2013 die Hersteller  918,6 Millionen Smartphones ausliefern. Das entspricht 50,1 Prozent aller Mobiltelefone. „Bring your own Device“ heißt hier der globale Trend, der die IT-Verantwortlichen in Deutschlands Unternehmen hinsichtlich Sicherheitsfragen jedoch noch spaltet.

Sollen Informationen und Dokumente verteilt an mobilen Geräten genutzt werden, muss das Unternehmen sie zentral bereitstellen. Mail & Collaboration-Dienste in Form von Software-as-a-Service (SaaS) bieten sich hier an. Sie erlauben den standortunabhängigen Zugriff und eröffnen einen weiteren, wesentlichen Vorteil: Denn mit der Ausweitung der Kommunikationsformen wachsen sowohl die technischen Herausforderungen beim Betrieb einer Mail-Infrastruktur wie die Datenvolumen der Dateianhänge. Weil die Komplexität von Mail & Collaboration-Anwendungen steigt, andererseits die Anforderungen an solche Lösungen bei den meisten Unternehmen identisch sind, ist eine Bereitstellung von Dokumenten und Workflows in der Cloud das probate Mittel.

Arbeitszeit und Projektverlauf lückenlos dokumentieren


Für die Nutzung von Dokumenten und den Workflow in der Cloud gibt es praktische Beispiele, etwa aus der Baubranche, hier realisiert mit Google Apps: Jeder Monteur hat heute ein Mobiltelefon oder Smartphone in der Tasche, das er für die mobile Arbeitszeiterfassung per Cloud verwenden kann. Das Bauunternehmen spart damit an Kosten, denn Zeiterfassungsterminals auf weit entfernten Baustellen einrichten und mit der ERP-Lösung im heimischen Rechenzentrum zu verbinden, ist mit hohem technischem Aufwand verbunden. Der Ausweg: Der Bauarbeiter registriert seinen Arbeitsbeginn mit dem Handy, die Daten werden per GPS-Ortung automatisch an die Google Docs-Lösung in der Cloud übertragen, in der eine Tabellenkalkulation für die Arbeitszeiterfassung erstellt wurde. Auf diese Weise hat das Unternehmen jederzeit einen Überblick über den Einsatzstatus seiner Mitarbeiter. Per Videokonferenz mittels Google Hangout kann sich der Monteur vor Ort auch in Echtzeit auch mit der Zentrale oder dem externen Architekturbüro abstimmen.

Google Hanout in der Bauindustrie
Muss der Bauleiter dem Projektverantwortlichen in der Zentrale schnell einen Eindruck der Lage vor Ort übermitteln, so lädt er mit Handy erstellte Foto- und Filmaufnahmen auf Google Drive hoch, das Cloud-basierte File-Sharing-System des Unternehmens. Der Projektverlauf wird lückenlos und nachvollziehbar dokumentiert. Über einen Videoanruf kann sich der Projektleiter in der Zentrale einen direkten Eindruck verschaffen. Für das Hochladen, Abrufen und Bearbeiten von Bauplänen, Anträgen, Genehmigungen und Ausschreibungen stellt Google Sites, das Informationsportal für Teams im Intranet, Extranet und Internet, eine geeignete Plattform dar. Über sie können sich Projektbeteiligte an beliebigen Standorten permanent miteinander austauschen. Nebst Dokumenten-Sharing sind Cloud-basierte Workflows möglich, zum Beispiel für das Stellen von Urlaubsanträgen. Statt umständlich ein Formular auszufüllen und in den Postweg zu geben, leitet der Arbeiter seinen Urlaubsantrag elektronisch an den Vorgesetzten. Die Freigabe des Antrags erfolgt per Knopfdruck.

Sortimentsänderungen, Preisänderungen, Rabattaktionen flächendeckend kommunizieren


 Bei Franchise-Ketten mit ihren verteilten Umgebungen ist es mit konventionellen IT-Services aufwändig und teuer, alle Beschäftigten eng und zeitnah in die Unternehmenskommunikation einzubinden. Die Lösung liegt in der Wolke: Über Cloud-basierte Mail- & Collaboration-Systeme können Franchise-Unternehmen wichtige Informationen innerhalb kürzester Zeit flächendeckend kommunizieren und abstimmen.

Dokumente über Sortimentsänderungen, Neuerungen zur Produktsicherheit und zum Verbraucherschutz legt die Zentrale in Google Drive ab. Über Google Mail erhalten alle zu adressierenden Personen eine Nachricht mit Link auf die neuen Inhalte, die sie über ihr Smartphone einsehen können. Über die Collaboration-Plattform von Google können Franchise-Unternehmen Videos mit Schulungsinhalten für ihre Franchise-Nehmer oder Teamankündigungen bereitstellen – ohne Investition in eine eigene technische Infrastruktur zur Videoübertragung oder gar Reisekosten für Vor-Ort-Schulungen. In webbasierten Dokumenten wie Tabellen, Texten oder Präsentationen kann die Zentrale Arbeits-/Verfahrensanweisungen, Besprechungsprotokolle oder Produktinformationen für definierte Personenkreise freigeben. Individuell wird dabei geregelt, welche Personen oder Gruppen Zugriff auf die jeweiligen Inhalte haben.

Bei alldem ist zu wichtig zu klären, in welcher Form Cloud-Technologie und standardisierte Collaboration-Lösungen die erforderliche Kontrolle und Handhabung vertraulicher Informationen sowohl innerhalb als auch über die Firewall hinaus sicherstellen können. Beim Cloud Service Provider (CSP) müssen sowohl Anwendungen als auch die Daten zentral gespeichert und in einer hochskalierbaren, sicheren und zuverlässigen Multi-Tenant-Infrastruktur bereitgestellt werden. Viele Anbieter haben inzwischen den Begriff „Cloud Computing“ für sich vereinnahmt. Folgende Vorgehensweisen haben allerdings mit echtem Cloud Computing nichts zu tun: z.B. das Hosting von Single-Tenant-Serverlösungen im Rechenzentrum eines Anbieters oder die Virtualisierung vorhandener Infrastruktur und Anwendungen innerhalb des Rechenzentrums eines Kunden.

Sicherheit durch Kontrollmöglichkeit auf mehreren Ebenen


Die großen CSPs verfügen über eine komplexe Sicherheitsstrategie, die im Hinblick auf Datenspeicherung, Zugriff und Datentransfer Kontrollmöglichkeiten auf mehreren Ebenen bietet:

  •     Organisation der Sicherheitsmaßnahmen
  •     Datenklassifizierung und -kontrolle
  •     Standort- und Betriebssicherheit
  •     Systementwicklung und -wartung
  •     Wiederherstellung im Notfall
  •     Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften

 Standardisierte Dienste sollten an die unternehmenseigene IT-Infrastruktur, z.B. den Verzeichnisdienst, angebunden werden. Hier bieten die meisten CSPs einen sicheren Durchgriff auf das lokale Active Directoy oder LDAP. Darüber erfolgt die automatisierte Provisionierung oder Löschung von Nutzern im Cloud-Dienst. Mithilfe von Plattform-as-a-Service (PaaS) lassen sich individuelle geschäftliche Anwendungskomponenten entwickeln. Dabei können SaaS-Komponenten verschiedener Anbieter über einen Internet-Service-Bus kombiniert werden.

Unternehmen können ihre eigenen Anwendungen für die interne oder externe Verwendung entwickeln und in einer skalierbaren Cloud-Infrastruktur hosten. Dies ermöglicht eine schnellere und einfachere Entwicklung, bedeutet praktisch keinerlei laufende Wartung und schafft Skalierungsmöglichkeiten, mit denen Kapazitätsanforderungen kurzfristig gedeckt werden können. PaaS bietet über standardisierte Schnittstellen die Integration und Interoperabilität mit verschiedenen Technologieplattformen an. Je nach Hersteller existieren hier Services für die Zugriffskontrolle und die Prozesssteuerung, die Datenbankfunktionalitäten sowie für die Synchronisation von Anwendungen und Endgeräten in vernetzten Systemen. Für die modulare Nutzung von höherwertigen Services (PaaS, SaaS) innerhalb einer Anwendungsarchitektur ist das Architekturkonzept der verteilten, losen Kopplung im Sinne des SOA-Paradigmas eine grundlegende Voraussetzung.
 

Topics: Cloud, Google Apps, Workflows